比起记录时间，计算产出或许更有用

谈到效率工具，除了老生常谈的各大笔记软件，如 Notion、Obsidian、Logseq、Bear、Evernote 等等，也离不开时间管理工具。

谈到时间管理，又不得不分成三个话题来讨论——日程管理、任务管理、时间记录。这三个话题对应的工具分别是日历、清单（to-do list）和各种各样的时间记录 App。

简单来说，日程管理要管理的是诸如开会、上课、赴约等，需要个人在指定时间，到达指定地点，参加指定活动的事项。任务管理要管理的是任何需要做的事情，这件事情没有强制的时间和地点限制，并且往往为我们所控；有时，任务管理还需要处理更复杂的大任务和小任务（或者说，项目和子任务）的关系。

日程和任务的边界其实比较模糊，所以像「滴答清单」这样的应用，就直接把日历和清单做到了一起，任务和日程是互通的，甚至笔记也能和任务相互转化。不过，这就不是本文要讨论的内容了。

本文要讨论的是，和日程管理以及任务管理相比，看起来没那么重要，讨论度也更低的「时间记录」，以及它到底有没有用。

第一章：我把时间都花在哪了？

什么是「时间记录」？

简而言之，「时间记录」就是追踪你每天花费在不同类型的事物上的时间。

不同的用户可能会有不同的需求和用法。重度使用者可能会记录每天 24 小时的时间花费，包括睡觉时间、运动时间、工作时间、学习时间等等。他们往往根据需求，把时间分为几类，用相应的标签进行记录。

比如，一个大学生可能会想要记录自己每天花在不同课程上的学习时间，他就会设置「计算机网络」「数据库原理及应用」「马克思主义基本原理」等标签，而这些标签都归属为「学业」这一个类别。

如果你使用过「番茄钟」或者「专注时间」类型的 App，又或者是你使用的时间管理工具里自带了类似的功能（这似乎已经变成效率软件的标配了），那么，这个 App 大概率会帮你记录每天的专注时间。

这也是一种「时间记录」，比起前一种看似有些硬核的方法，这种只记录专注时间的方法或许更适合大多数人。

不过，虽然叫做「时间记录」，但它的意义远不止「记录」。实际上，大部分的数据记录都是为了为之后的数据分析提供样本。也就是说，好的「时间记录」应该能让我们观察到自己在不同维度（每天、每周、每月……）的时间花费，以及不同领域（生活、学习、工作……）的时间花费，还有这些数据反映出来的趋势等等。

这就引出了下一个问题。

「时间记录」是为了什么？

正如前文所说，这其实是一个产生数据的过程。我之前在《产生数据不等于创造价值》这篇文章里提到，要认清自己的真实需求和动机，记录对自己有价值的数据，不要干吃力不讨好的事情。

就我来说，我每天要干的事情不少，除了日常生活和学校的课程，我还有在校外的兼职、读书、做自己的项目、写小说、管理网站，以及写博客。我认为自己很难平衡好这些事情，很有可能在某一件事情上花费太多时间，这时，记录我自己在不同领域分别投入了多少时间，就有很大的参考价值。

比如，我的课程大多集中在周二和周三，这两天我花费在学业上的时间是最多的，我就可以在其他时候，把时间多分一些给其他领域。

我在《搭建更适合自己的习惯打卡系统》里提到，习惯打卡的分数能反映我当天的精神状态。如果结合时间记录和习惯打卡的数据来看，我就能更好地分析做什么会让我状态变好，什么会让我状态变差。比如，我发现在「学业」上花费的时间超过某个阈值时（比如一整天都在上课的时候），我的状态就会就会一落千丈；如果我在「娱乐」上花费的时间过多，也会出现类似的情况——当我注意到数据反映出来的事实，我就可以进一步分析原因——可能是因为娱乐时产生了大量的多巴胺，这让我在做其他事情的时候变得相对来说没那么有精神，不太能坚持。

我还可以根据我在不同领域投入的时间，绘制一个表示「领域投入度」的饼图，然后，我就可以非常直观地根据这些领域的重要性，来调整我的时间分配。比如，如果我观察到我在兼职上花费了太多的时间，我或许就得考虑辞掉工作或者换一份工作了。

此外，我也可以根据「领域投入度」来重新认识不同领域的重要性。比如，要是我之前一直认为读书没那么重要，但在某一天，我观察到，当我的读书时间呈现上升趋势时，我的博客文章产出，或者其他我认为重要的数据，也跟着上升时，我就要重新思考读书的重要性了。

「时间记录」方法一览

读过一些有关「时间记录」的文章，在 App Store 上也搜索、试用过一些相关的应用，总结下来，时间记录大概有以下几个方法：

时间块
番茄钟 / 专注时钟
项目驱动

时间块记录法

以 aTimeLogger、CalFlow、JotDay 为例，这些时间记录 App 就属于此类。

这种方法将一天 24 小时分为多个时间块，例如每 5 分钟分一个块，用不同颜色的块表示花费在不同类别的事情中的时间，有的还会用颜色的深浅来表示在这个块的时间利用率（要是在这 5 分钟里只有 1 分钟在做事，这个颜色就会浅一些）。

一天过去，这些块基本上就会被填满，你就能从不同颜色的块的数量和分布情况，直观地看到自己都把时间花在哪些事情上了。就算有没填满的，你也可以通过空格子的数量算出自己的时间利用率，因为原则上，空的时间块就说明这段时间里自己在无所事事。

不少好用的时间块 App 会同步手机的睡眠和运动记录（至少 iOS 的应用大部分都支持），实现自动记录。有的还支持应用跟踪，会记录你使用各个 App 的时间。如果你一般使用 Bilibili 来刷视频，用 Logseq 来做学习笔记，追踪这些 App 的使用时间，实际上也追踪了你的娱乐和学习时间。

时间块记录法往往要求你事无巨细地记录时间花费，就连吃饭的时间也得记录，尽管大部分 App 能做到一定程度的自动化，但对于大部分人来说，或许还是有些麻烦。

专注时钟

番茄 ToDo、我的番茄、Thiro、OffScreen（尽管 OffScreen 主打的是屏幕时间管理）、专注森林等 App 就属于此类，除此之外，像「滴答清单」等效率工具还自带了番茄钟的功能，以及一定的数据统计功能。

市面上现有的番茄钟 App 的问题已经在《番茄钟并不好用》这篇文章里提过了，在此不赘述。

当然，并不是所有的「专注时钟」都是「番茄钟」，还有更常规的正计时和倒计时。无论如何，这些 App 的思想都不只是记录时间而已，而是记录「认真工作」的时间。和「时间块」有所不同，它自然不会记录睡觉、运动等和工作、学习无关的时间。

这样的时间记录方法明显更方便，更轻量。如果你认为记录睡觉时间用睡眠类和健康类的 App 就够了，运动时间交给健身类 App 就够了，而其他的像刷牙洗脸和通勤的时间完全没必要记录，这种方法大概更适合你。

专注时钟记录法的核心在于「专注」。由于这类工具往往鼓励并默认你百分百在记录时间内投入到工作、学习中，所以，你大致可以认为你投入的专注时间就和你在该领域的产出成正比。这个「产出」也可以理解为「创造的价值」、「成果」等。由于专注比起一般的用时要消耗更多的精力，你也可以把「专注时间」理解为「精力投入」。

这样算出来的「领域投入度」就不只是投入的时间那么简单了，你可以看到你在不同领域投入的精力和产出的结果。这样的 App 往往还会鼓励你写「专注笔记」，也就是在一段专注时间后写笔记，记录你都在这段时间里做成了什么。

项目驱动

有的时间记录 App，例如须臾、iHour 等，更强调前文提到的「分类」和「标签」，只不过换了个名字，叫「项目」。

几乎任何你觉得有用的事情都可以叫做「项目」，比如「学习英语」「读书」「学习 Go 语言」等。比起一般的「分类」，它更具体，直接地鼓励你去完成某件事情。也就是说，比起简单的时间记录，它往往还带有一定「习惯打卡」的监督功能。

时间记录方法小结

以上并不是全部，也并非绝对的分类。大部分的时间记录 App 都实现了以上方法，只是更侧重哪一边的区别。更重要地，这三个方法代表了三种不同的时间记录思想。

简单来说，如果你希望了解你每天都把时间花在什么事情上了，这包括了日常通勤、起居，以便你更好地以天和小时为单位安排时间，那么你就可以尝试「时间块」。

如果你希望鼓励自己深度工作、专注学习，并且想要知道自己每天深度专注的情况，以及在哪些领域投入了精力、投入了多少精力，就可以尝试「专注时钟」。

如果你希望鼓励自己做一些具体的事情，就像「习惯打卡」一样，不过要保质保量，每天必须完成一定的时间，或者，你有很多项目要做，希望不落下任何一个，想要尽量均匀地投入时间，你就可以尝试「项目驱动」的时间记录工具。

「时间记录」的问题

前文扯了这么多「时间记录」的方法论，看起来似乎好处不少，那么践行起来究竟怎么样呢？

首先，我必须澄清，既然这类 App 层出不穷，相关的讨论和文章也不少，那么「时间记录」对相当多一部分人群来说，都是需要，甚至必不可少的。

自然地，对于另一部分人来说，「时间记录」可能会显得累赘。

我曾先后用「滴答清单」「OffScreen」和「JotDay」这三个 App 来践行时间记录，目前，我正在尝试用「Thiro」来记录专注时间。简单来讲，我的时间记录方法经历了如下的变化。

初识时间管理，使用「滴答清单」管理日程和任务时，发现了专注时钟的功能，于是开始使用番茄钟；此时我的目的并非是记录时间，而是监督我专注和投入。
抛弃了日程和任务界限过于模糊的「滴答清单」，转而使用 Apple 自带的日历与提醒事项做时间管理，同时也正在使用 OffScreen 控制屏幕时间，于是理所当然地用到了 OffScreen 的专注时钟功能；此时，我开始有意识地观察 OffScreen 提供的数据统计和图表，并以此为依据安排自己的时间。
偶然接触到「时间块」相关的概念，希望更详细地了解自己把时间都花在哪了，于是开始主动地选择「时间记录」相关的工具；最终因为 CalFlow 的 UI 太丑，选择了 JotDay；从此，我开始记录自己的所有时间，包括睡觉、运动、用餐、上课……
开始觉得「时间块」太过繁杂，并且「时间块」的统计数据并不比「专注时钟」的统计数据更具参考意义，于是开始尝试用「Thiro」记录专注时间（其实我完全可以继续使用 OffScreen，但我想要尝试新的工具）。

不过，这些「时间记录」方法怎么变，都没能解决一个核心的问题：对我来说，无论是「时间块」还是「专注时钟」，统计数据和图表的参考价值其实都不大。

经济学里有一个著名的古德哈特定律（Goodhart’s Law）：

When a measure becomes a goal, it cease to be a good measure. 变成目标的指标不是好指标。

大部分时间记录工具产生的统计数据，其实都是这样的指标——记录时间的同时，也在鼓励我们在自己重视的领域投入更多的时间。也就是说，「投入更多的时间」成为了一个目标，那么「时间」本身就不能作为一个很好的指标了，既然如此，观察时间投入的趋势变化就没有意义。

鼓励在更重视的领域投入更多时间，其实就是在鼓励我们合理地安排时间，比如娱乐的时间可以稍微降低，拿出更多的时间给学习、工作等其他重要的事情。

时间管理得好得时候，趋势当然能够从时间记录的图表中体现出来，做得不好的时候，不需要图表我们也能感受到。我们当然知道要在更重要的事情上花更多时间，不需要一个「成为目标的指标」，也能用其他的方法鼓励自己多花时间。

事实上，时间记录的用处，除了让鼓励自己更好地安排时间，还能让自己感受到一种「我花了好多时间做事情」的错觉，也就是许多人常说的「效率幻觉」或者说「忙碌的错觉」。

关于「忙碌的错觉」，我在《忙碌不是充实！》一文中有讨论过。

一天读了一个小时的书，就真的有用吗？不一定，说不定这是本烂书，自己在这本没有价值的书上浪费了一个小时。唯一的安慰时，在时间记录的图表上，我看起来很高效。

总结一下，对我而言，时间记录有两点问题：

时间记录因其「鼓励」功能，不能反映真实的情况。鼓励可能的确有效果，但产生了效果之后，记录的数据还有什么参考价值呢？为什么一定要用时间来鼓励自己学习工作？
花了时间不一定有效果，时间记录容易造成「效率幻觉」。

小结

小结部分由 ChatGPT 生成

「时间记录」跟踪每天在不同活动上的时间分配，帮助用户分析这些数据，了解时间花费的趋势与结构，进而优化时间管理。

常见的时间记录方法有三种——时间块、专注时钟和项目驱动，分别适合不同需求的人。

虽然时间记录有助于提升时间管理的意识，但存在潜在的问题，特别是容易导致“效率幻觉”，即误以为时间投入多就代表高效。

第二章：我都做成了些什么？

重新思考需求和动机

有人的需求是非常明确的，比如一个自由职业者，或者身兼数职的不普通从业者，需要在多个工作之间切换，他可能就需要记录自己每天都把时间花在哪里了。对他而言，把「日程管理」和「时间块」记录法结合起来，或许就是最适合的。

对于我这样涉猎广泛的学生而言，我最关心的并不是我有没有雨露均沾地对待我的工作，或者是有没有把时间留给最重要的工作。实际上，除了课程较满的那一两天，我的时间相当充足。

或许我会说，「专注时钟」和「项目驱动」的时间记录办法更适合我。但当我在这三个方法中作出选择时，我就被自己的思维限制住了。

或许，我压根不需要记录时间开销呢？

有特殊工作需求的人，他们的时间很宝贵，需要精打细算。我的时间自然也很宝贵，但或许不是最宝贵的，我最值得管理的东西是什么呢？

作为学生，我把大部分时间都花在了「探索」而非「利用」上。探索表示我在获取新的、有价值的信息，而「利用」表示我在用已有的信息创造新的价值。

把大多数时间花在「利用」上的人（往往是更年长者），他们的时间用了多少，几乎就能做成多少，能产生实实在在的结果。把时间花在「探索」上的我，可能更多地在试错和尝试，不会直接创造价值。

为了得到「我的确收获了不少」的确认感，同时也不陷入「效率幻觉」，记录时间开销或许不是明智之选。

除「时间记录」以外的探索

我曾经听过一个说法，不要写 To-do list，要写 Done list。我当时觉得新奇，但又觉得像是哗众取宠的说法，便没有多做了解。到现在，我才开始体会到所谓 Done list 的用意。

所谓 Done list，就是把自己做了的事情写下来，而不是写自己即将要做的事情。这和「成功日记」也有点像。

不过，我其实不太赞成 To-do list 不如 Done list 的说话。其实，To-do list 是一种任务管理办法，而 Done list 是一种复盘方法。

「复盘」似乎是一个很好的突破口。

仔细想想，我们之所以做「时间记录」，其实也是为了便于复盘。各种花里胡哨的图表，也是为了方便复盘，只不过一开始我没有意识到这一点罢了。

我认为大部分时间记录工具的设计，并不能让用户意识到自己需要对时间花费进行复盘，因为自动化的图表已经很方便地把趋势显示了出来。然而，仅复盘时间花费是远远不够的。

量化自己的产出

Done list 的核心是让我们复盘自己在一段时间里都做了什么。我们可以把这个「做了什么」抽象为另一个概念——产出（product）。

我们常说的效率（productivity），其实就是单位时间内产出了多少。

这个所谓的「产出」，要怎么量化呢？

我认为，能给自己创造价值的其实都能算做产出，要衡量「产出」，就要衡量「价值」。第一步，就是要找出与这个「价值」大致上呈正相关的具体数值。比如，如果你是一个作家，你就可以用你在单位时间内写出的「字数」作为衡量「产出」的标准之一。

我作为学生，「笔记」的数量就可以作为「产出」的标准之一。此外，我还会写博客，写文章对我来说也是一种产出，反映了我在这段时间内的输入、思考和成长，所以「文章字数」也可以作为「产出」的标准。

对大部分人来说，完成的「任务」数量也是一个产出的标准。写 done list 的目的也在于此——回顾今天完成了哪些「任务」。

所以，比起复盘自己每天在哪些事情上花费了时间，不如复盘自己今天都「产出」了什么。

建立一套系统

显然，我已经确定了能衡量我产出的三个指标——完成的任务量、笔记数量和撰写的文章字数。

那么，我就可以开始写我的 done list 了。记住，复盘应当是周期性的，我的习惯是每天进行一次复盘。你可以用 Notion 或者其他的笔记软件，或者就用纸笔来写，写下你设置的「产出」指标。

比如，我就会在当天的这一页上写下：

今天做了什么：
XXX
XXXXX
XXX
今天记下的笔记：
大学学习笔记 - XXX - XXXX
读书笔记 - XXX
其他零散的笔记
XXX
今天写了《XXX》这篇文章的前半部分，共计 N 字。

然后，可以整体地给今天进行评分，比如 A、B、C。

我依然还是发挥了传统艺能，像之前的习惯打卡系统和物欲管理清单一样，给每天进行了一个自动的分数计算。

习惯分数*0.2 + 任务权值和*0.8 + 笔记分数 + 输出分数

其中，习惯分数来自《搭建更适合自己的习惯打卡系统》中提到的习惯打卡系统。

任务权值和来自我的任务管理系统，我会给每项需要完成的任务设置一个权值（0 表示没有价值，例如水课的作业；1 表示这项任务给更大的价值做出了贡献，例如专业课作业；2 表示这项任务是某件事情的关键节点，例如做完了某个项目的框架搭建……），当天完成的所有任务的权值相加就是当天的「任务权值和」。

笔记分数是这样计算的：

if(
	empty(笔记块), 0, 
	if(笔记块<35, 
		0.75, 
		if (笔记块<50, 
			1, 
			(笔记块-50)*0.0175 + 1 
		) 
	) 
)

由于我使用 Logseq 记笔记，Logseq 是一个大纲式的双链笔记软件，大纲里每一个结点，或者说段落，都被视作一个「块」。统计「块」的数量，就能简单地量化我的笔记数量。这一统计过程可以简单地使用 Logseq 的热力图插件实现。

输出分数是这样计算的，简单来说，他和文章字数直接挂钩，但是我设置了几个阈值，小于 1500 只算 0.5 分，小于 2000 算 0.75 分，小于 2650 算 1 分，高于这个数就另算。

if(
	empty(文章字数), 
	0, 
	if (文章字数<=1500, 
		0.5, 
		if(文章字数<=2000, 
			0.75, 
			if(文章字数<=2650, 
				1, 
				floor(((文章字数-2650)*0.0005 + 1) * 100) / 100 
			)
		)
	)
)

每天统计当天的三个数值（通常在不到 1 分钟之内就能完成，而且「任务权值和」是通过 Notion 的 Rollup 属性自动计算的）。就能直观地看到每天的产出情况。

如果你想的话，还可以画一个折线图。

这和复盘时间有何不同？

我有一段时间非常痴迷于记录自己每天的时间利用率。我会记录自己每段时间里都在干什么，去掉生活琐事等不相关的时间，剩下的时间长度就是我今天利用起来了的时间。

我还会在每日复盘里写上，今天花在什么领域的时间有所增长，哪个领域花的时间有所降低，以及以后应该注意些什么。

然后，我也会把时间这个数值放进折线图里……

我对图表可能是有些过度痴迷了……

可以发现，虽然当天「利用的时间」与「产出」关系看起来不大，只有几个波峰波谷是同时出现的，但是，「产出时间比」和「产出」的线条几乎是一致的。

也就是说，虽然「产出时间比」能直接反应「效率」，但「产出」本身就已经足够准确。

换言之，复盘「时间」和复盘「产出」，在效果上，好像没什么区别。

主要的区别体现在「执行」上。如果要复盘时间利用，就意味着在工作和学习时（也可能包括生活、运动、社交等事件）打开时钟，如果一不小心忘记，整个系统都会被打乱，得想办法回忆起开始时间，然后补记。

而复盘产出，你只需要在一天结束的时候，或者在第二天的早上，根据还很清晰的回忆，或者一些记录，复盘你做了哪些事情就好。

这么看，复盘产出比起复盘时间，要更方便。

此外，虽然没有实打实的证据，但我认为，复盘产出要比复盘时间更实在和真实。举个例子，如果你花了半个小时读书，这条 30 分钟的记录就会显得很好看；但如果你在这 30 分钟里时常走神、受到干扰，产出或许就没那么高，记下的笔记也更少。或许，这也是避免「效率幻觉」的方法之一。

此外，复盘时间还可能会引发焦虑。如果自己一天都在忙着参加各种会议，或者上课，那么就没有多少留给自己的时间，复盘的时候，会觉得自己真真实实地在做事情的时间很少；但如果复盘产出，或许就会发现自己在会议和课堂上记下了不少笔记，或许产出就会高一些。

总的来说，如果你的需求不是宏观地管理时间，或许比起时间记录，有意识地复盘自己都做了些什么，会更有用。

第三章：时间记录难道真的无用？

读到这里，你大概会以为我不会使用「专注时钟」这类时间记录工具了。但其实不然，虽然「专注时钟」有「时间记录」的功能，但我们不一定要使用「数据统计」的功能。

我认为，专注时钟的设计目的应该是帮助人们「专注」。也就是说，人们使用「专注时钟」的目的应该是更沉浸式、更深度地工作和学习，而不是让自己记录更多的专注时间。在换言之，我们应该避免「古德哈特定律」，一开始就不需要「专注时间」这个指标，更不应该让它变成「目标」。

其实，我们只需要一个简单的秒表，让自己时刻觉知专注的时间就好。如果被打断，或者需要休息，就暂停这个秒表。

这样做，一方面能在专注进行时鼓励自己多花些时间，另一方面能够在专注结束时给自己一些小小的成就感。就像我之前说的，他也可以作为一个监督任务保质保量完成的工具，比如要求自己每天至少阅读 30 分钟，而不仅仅是读了就好。

而且，你还能够避免「效率幻觉」，因为时钟结束之后，你就不需要在乎你到底花了多少时间了。不会因为今天记录的时间非常多，而认为今天就一定高效。

你可以在复盘的时候回顾自己今天专注了多久，以及在某个任务上花费了多长时间，以此来锻炼自己的时间估算能力，在以后安排任务时，就能根据经验判断这类任务往往需要消耗自己多少时间，来更好地管理时间。

在复盘之后，你就不用，也不需要查看以前的时间记录了，更不需要观察时间的变化趋势，因为你已经可以复盘自己的「产出」了，而这个比「时间」能更好地反映效率——在一天内产出更多，效率自然更高，因为单位时间是固定的。

写在最后

每当谈到效率工具的使用，都得谈谈「认识需求」这件事情。我们不能照搬别人的系统和方法论，因为就像不是所有人都需要用「时间块」记录自己的时间消费一样，每个人都有自己独特的需求。

本文介绍了工作流和效率相关话题下，常常出现的「时间记录」这个概念，说明了我在践行「时间记录」时所观察到的问题。在重新审视需求之后，我决定用「产出」代替「时间」进行周期性的复盘，同时，我也肯定了「专注时钟」等时间记录工具对我的积极作用，以及要如何使用「专注时钟」才更好。

希望这篇文章的内容能对你有所启发，同时我还要再说明一点，认识真实需求大概是一件很难的事情，适合自己的好系统或许需要长久的迭代才能形成，我现在提到的方法论或许也不是最适合我的，未来它或许还会继续迭代。

大概就是这样了，这篇文章很长，超过了一万个字，所以，感谢你读到这里。

顺带一提，原先的文章系列「我怎样用 Notion」已经改名为「生产力报告」，因为我发现，前两期的内容虽然的确有讨论 Notion 的使用，但更多地还是在讨论方法、设计理念和各种思想。

如果你还没有读过「生产力报告」的前两期，欢迎阅读交流：