更适合 P 人的效率方法论
今天是坚持每日写作的第 7 天。我决定每天写一个数字,或许能更好地激励自己。
让人产生幻觉的高效系统
在我忙得不可开交的上一学期,我探索出了一套任务管理方法,使用「滴答清单」收集任务、管理任务、分配时间和拆解任务。我还会在管理任务的同时,给项目划分优先级,然后在日历视图里将他们分配到各个空闲的时间里(这也就导致了我的日程几乎爆满)。
等到自己终于闲下来,我才有时间思考这套方案是否真的帮助了我。因为读到了很多对效率方法论和各类效率工具使用者的批评,我在想自己是否也陷入了某种「效率幻觉」,浪费了不必要的时间和精力。
我最近在读《非暴力沟通》,有一章阐述了人与人交流时,明确双方「需要」的重要性。我在想,人与工具的矛盾,或许也源自「需求」的不明确。
我当时迫切想要解决「事情太多难以平衡」的问题,所以我以为我的需求只是「一套管理自己所有任务的方法」。然而,这样宽泛和抽象的描述并非是一个具体的需求,这只是一个待解决的问题。
如果仔细分析,我就可以知道,我真实的需求是:
- 将当下还不能完成的工作收集起来
- 为各项工作分配具体的执行时间
- 将工作量较大的拆解为多个任务,并分别分配时间
当时的我还不明白我自己的需求,所以就照葫芦画瓢建立了一个看似高效,实则有些繁琐的系统。
罪魁祸首是优先级
几乎所有的日程管理和待办清单类应用,都允许用户给任务分配「优先级」。顾名思义,就是根据任务的重要和紧急程度,大体上给任务排一个先后顺序。
谈到重要和紧急,很多人会想到大名鼎鼎的「四象限工作法」,也就是把所有的工作划分为「重要且紧急」、「重要不紧急」、「不重要但紧急」和「不重要不紧急」。滴答清单把这四个象限分别与四个优先级关联,即高优先级、中优先级、低优先级和无优先级。
这样的划分看似很有道理,譬如,期末考试是「重要且紧急」的事情,读书就是一件「重要不紧急」的事情,参加某个全校会议是「不重要但紧急」的事情,和朋友出游是「不重要不紧急」的事情。
但这样的划分真的有帮助吗?假设我今天和朋友约好了下午出去玩,我难道要因为读书的优先级比这件事情高,而取消这个日程吗?假设这个时候自己突然接到某个工作通知,是一件「不重要但紧急」的事情,截止日期是明天下午,难道我不能明天上午做完,一定要先去做优先级更高的事情?
或许「优先级」需要和其他因素一起考虑才能发挥真正的作用。当时间充裕的时候,就可以允许自己先做优先级更低的事情;如果工作量很少,就可以稍微拖延一会,而不是给自己压力,要求自己尽快完成。
如果是这样,我就需要在管理任务时考虑三个因素「优先级」、「可支配时间」和「工作量」。
思想是很好的,但实践起来就容易出错。当我从滴答清单改为使用 Notion 做任务管理时,我就把「工作量」作为一项任务的必要属性添加到了数据库里。也就是说,在添加一个任务时,我不仅需要设置优先级,还需要评估工作量。对于自发的、不是被安排给自己的任务,还需要以督促自己为目的设置一个截止时间。
在这之后,为了拆解任务,我又在 Notion 新建了一个数据库用来存放子任务,然后使用 Notion 的 Formula 属性,计算子任务完成率来表示任务进度;我还写了另一层判断,如果当前任务没有子任务,但是有设置起始时间,就使用时间进度作为任务的完成进度。
由此,我又设置了一个进度追踪系统。我便把「任务的完成进度」作为排序的标准之一。在数据库的一个视图里,我使用 Notion 自带的排序功能,使用上面提到的四个因素写了四层的排序判断逻辑,将最重要、工作量最小、截止时间最近、剩余进度最小的任务放在列表的最前面。
至此,一个任务已经拥有了五项属性——优先级、工作量、截止时间、实际的执行时间和完成进度。
可是,评估一项任务的优先级和工作量并不总是一件容易的事情。我们很容易明白,取快递是一件低优先级、工作量小的事情。但如果快递站离自己的住所很远呢?如果当天的日程很满,抽出时间取快递会阻碍其他活动呢?如果这个快递很重要,拿不到就会产生负面影响呢?当这样的情形发生时,又该如何评定优先级和工作量呢?
截止时间很好确定。但如果是自发的任务,自己想要避免因为事情太多而一直拖延不做,所以希望设置一个时间督促自己;或者是某些可以自己决定截止时间的任务,需要确定一个具体的日期。这个时候,麻烦就来了,因为我们通常会避免截止日期之间离得太近甚至重合,也就是说,我们需要考虑其他任务的截止时间,然后插空。更多地,我们还要考虑到其他任务的工作量,不能把截止日期放到离这些任务太近的时间。
完成进度似乎是全自动追踪的,但是,作为一个属性,它影响着其他任务的截止日期和执行时间应当如何设置。并且,在拆分任务时,也应当保证各个任务的工作量对等,不会出现某个子任务实际上占据了整个工作的一半,然而完成之后却显示只完成 10% 的情况。
当我在考虑「优先级」的正确使用方式时,事情就这样变得复杂起来了。这一切的源头,只是因为效率工具天生自带一个「优先级」选项,而我忍不住想要填上它。
相信直觉
很多时候,量化许多东西是不必要的,它只能给人一种踏实感(当然有的时候你需要的就是踏实感,这就是另一回事了)。
许多效率工具之所以设置优先级,以及其他诸如项目进度追踪这样的功能,是因为团队协作需要一套严格的管理系统。其目的是在工作流程中避免错误,让团队中的每个人了解项目的进展等等。
对于个人用户来说,这样的功能反而是累赘。因为所有的工作都由自己完成,每项任务都是自己添加的,所以自己非常清楚这项任务的重要性、工作量和目前的进展,唯一需要时刻提醒自己的或许只是截止日期而已。
在这样的情况下,我们不需要有意识地考虑优先级以及其他的因素,我们可以做出依据直觉的判断。
“算了,这本书明天再读,今晚想出去和朋友玩。”
“刚刚用脑有点多,现在想做些轻松点的工作,先把这个作业放一放吧。”
“好累啊,但是这个任务明天就截止了,速战速决。”
这样的判断才是合理的,而不是“这件事情被我的任务管理系统排在最后面,所以抱歉,我现在还不能和你出去玩”。
当然,直觉也是需要经验支撑的,如果对某类任务的了解不多,就容易做出错误的判断——以为这件事情能在半小时内做完,结果做 PPT 就用了两个小时。这种事情再常见不过了。
至于如何做出更好的判断,以及如何真正提高工作效率,就不是这篇文章的话题了。
更简单灵活的管理系统
这是我目前使用的,在 Notion 上制作的任务管理系统。
对于需要在某个时间内完成的任务,我会使用 Apple 的提醒事项辅助,以防我忘记;使用 Siri 设置也就说一句话的功夫,眼睛不需要离开屏幕。而那些所谓不重要但紧急的会议和活动安排,我会放在 Apple Calendar 里,根本不会经过这个系统。
- 将当下还不能完成的工作收集起来
- 为各项工作分配具体的执行时间
- 将工作量较大的拆解为多个任务,并分别分配时间
我不需要优先级和各种参数也能满足我的需求。
如果一项工作需要计划,并且涉及到提前准备、查阅资料等行动,则先放在收集箱里,之后再整理并分配大致的时间;如果可以直接去做,不需要花太多时间,就在当下立即完成,或者设置 Apple 提醒事项。这满足了第一个需求。
在「接下来」这个列表里,都是从收集箱中取出的,属于时间临近,或者状态设为进行中的任务。大部分的任务被分配了一个具体的执行时间,一般以天为单位;有的任务不太紧急,就没有立刻分配时间。在一天开始的时候,我会查看这个列表,并在一张便签纸上写下我今天要做的事情。这满足了第二个需求。
对于工作量较大的任务,我通常会设置为「项目」,完成这个项目需要完成多个「任务」。设置项目可以提醒自己最近都在做些什么,完成后也会得到明确的产出和更强的成就感,比一般的任务更有目标。这满足了第三个需求。
至于「接下来」列表左侧的,是「目标」列表。我参考了 OKR(Objectives + Key Results)模型,如果打开的目标页面,就能看到这个目标对应的「项目」,也就是目标对应的关键结果。在推进项目的时候,也能明白自己是在为了哪个目标而行动。这并不是一开始所确定的「需求」,而是在探索过程中发现的,值得保留的功能。
如你所见,我完全舍弃了优先级以及其他用于评判任务执行顺序的参数,实际上,对于我来说,这个系统只用于管理任务,而不是决定我当下应该做什么。我能借助它更好地了解自己需要和应该做什么,下一步的行动完全取决于我自己。
并且,这个系统的使用流程十分丝滑。如果我产生任何行动想法,或者收到安排给我的任务,我就会把相关信息放在「收集箱」里。通知的具体内容、相关文件和相关链接也可以放在对应的页面里。之后,我就会在一个固定的时间里整理这些内容,然后分配一个大致的时间。如果有一天这个任务出现在了「接下来」列表里,就说明任务临近,我会在每天上午规划这一天的任务时把它写下来,必要时,让 Siri 在固定的时间提醒我。
这样的系统不能保证我的工作效率能得到质的提升(又有什么可以做到这一点呢?),但它的确满足了我的需求,并且让我更有目标,避免了在使用效率工具时产生的、诸如设置优先级之类的冗余步骤,也让我对时间更有掌控感。
明确需求,用奥卡姆剃刀剔除不必要的步骤,给自己预留足够的掌控权,而不是制造一个“机器老板”给自己分配任务——我想这才是普通人建立自我管理系统的方式。